Отчет о командировке — пример написания. Инструкция: составляем отчет о командировке Как писать отчет о командировке пример

В настоящий момент достаточно распространена ситуация отправления работодателем сотрудников в различного рода командировки. В связи с данной рабочей необходимостью оформляется множество документов, в частности, служебное задание на командировку. В 2017 году планируется множество нововведений в законодательство, и возникает вопрос, коснутся ли они данного вопроса. Ведь очень важно правильно составлять документы, связанные с командировкой, чтобы не было проблем с законодательством. В данной статье Вы сможете найти ответы на свои вопросы относительно командировочного отчета с тем, чтобы его заполнение не вызвало у Вас трудностей.

Отчет о выполнении командировочного задания: обязательно ли его составлять?

Работник, возвращаясь из командировки, имеет определенные обязанности перед работодателем. В частности, ему необходимо предоставить документацию по тому времени, которое он отсутствовал. Таким документом является авансовый отчет, в котором отражается размер денежных сумм, которые работник вынужден был потратить во время командировки.

Однако единственный ли это документ, который требуется от сотрудника? Как отчитаться за командировку, не за потраченные средства, а за само задание, непосредственно для выполнения которого работнику потребовалось уехать в другую местность? И нужно ли это?

Сразу следует сказать о том, что по сегодняшнему законодательству в этом нет необходимости. Данные о том, была ли выполнена работа сотрудником, необходимо было предоставлять в виде отчета вплоть до 2014 года; затем законодательство было изменено, данный отчет из перечня необходимых документов, предоставляемых работнику после командировки, был убран. Это означает, что острой нужды в таком отчете нет.

Но это не означает, что в организации не допускается применение такой документации. Это возможно сделать при желании, если для организации есть такая необходимость.

Срок отчета по командировочным расходам

Какие же сроки предусмотрены для сдачи отчетности сотрудником по возвращении из командировки? Для предоставления авансового отчета, о котором уже было сказано выше, установлен крайний срок – третий рабочий день со дня возвращения работника в командировку. Важно понимать, что следует считать именно рабочие дни, а не календарные, поэтому, если возвращение работника пришлось на выходные или, например, пятницу (при пятидневной рабочей неделе), у него есть время, чтобы отдохнуть и написать отчет о командировке с начала рабочей недели.

Что же касается отчета о проделанной работе, который, как уже было сказано, можно предоставлять дополнительно, ввиду того, что законодательством не предусмотрено необходимости его предоставления и, как следствие, четких сроков, все определяется внутренними правилами организации.

Авансовый отчет после командировки

Поговорим подробнее про авансовый отчет в связи с тем, что его предоставление работником обязательно. Как уже было сказано, в нем отражаются расходы, понесенные сотрудником в командировке. Работник отчитывается также о той сумме, которая была выдана ему на командировочные расходы, в частности, о суточных. При этом важно, что к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие расходы на жилье, проезд, иные расходы, которые пришлось понести.

Служебка на командировку

Разобравшись с авансовым отчетом и отчетом о выполненной работе, необходимо также ответить на вопрос: необходимо ли оформлять служебное задание на командировку? Следует сказать, что согласно Трудовому кодексу РФ, это не обязательно делать. Однако здесь действует такое же правило, как и в случае с отчетом о выполнении задания: необходимость его составления может быть предусмотрена внутренними документами организации. Бланк служебного задания на командировку скачать можно без проблем в Интернете. Есть и другой вариант: организация может разработать его самостоятельно. Однако это также необходимо указывать во внутренних документах организации. Если же она этого делать не хочет, она вправе воспользоваться формой № № Т-10 или Т-10 а.

Отчет о командировке: образец

Итак, для того, чтобы отчитаться о командировочных расходах, Вам точно понадобится составить авансовый отчет; необходимость составления иных рассмотренных документов зависит от локальных актов организации. В связи с этим может возникнуть закономерный вопрос: обязательно ли придерживаться какой-либо определенной формы, или можно составить отчет в произвольной форме?

С 2013 года форма, предусмотренная для подобного рода отчетностей, перестала быть обязательной. Это означает, что форма отчета о командировке может составлена либо по унифицированной форме № АО-1, либо самостоятельно. В качестве примера мы заполнили для Вас форму № АО-1, чтобы показать, как это делать. Однако пользоваться ей совсем не обязательно, если Вам удобнее разработать собственную форму.

Служебное задание на командировку в 2015 году попало в разряд необязательных бумаг при оформлении служебных поездок. Из нашего материала вы узнаете о порядке оформления задания и возможности применения заменяющих его документов.

Роль служебного задания

Служебное задание с незапамятных времен выступало обязательным звеном цепочки оформления командировочных бумаг: на его основе издавался приказ, вслед за которым появлялось командировочное удостоверение - с ним сотрудник фирмы отправлялся в служебную поездку.

Основная информация, отражаемая в служебном задании, - цель командировки. Ее заполняют перед отправкой сотрудника в поездку. После выполнения служебного поручения оформляется вторая часть документа с названием «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», из содержания которой делается вывод об эффективности служебного путешествия сотрудника фирмы и обоснованности командировочных расходов.

Такой механизм до 2015 года позволял документально отследить каждый шаг командированного работника и подтвердить расходы, что соответствовало требованиям закона о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Для целей налогового учета это было не менее важно - контролеры тоже не обходили вниманием степень полноты «командировочного» пакета документов.

ВАЖНО! Обязанность оформлять служебное задание была закреплена в п. 6 Положения о командировках, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Эту налаженную и проверенную годами систему оформления и сбора «командировочного» комплекта бумаг нарушило постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595, внесшее корректировки в Положение о командировках.

В результате с января 2015 года из вышеуказанного «командировочного» комплекта исчезли все звенья (кроме приказа), включая служебное задание.

Альтернативный вариант

Исчезновение служебного задания из текста Положения о командировках совсем не означает, что бумагу с таким названием необходимо исключить из внутрифирменного документооборота.

Для оформления командировки по-прежнему можно использовать всю вышеописанную документальную цепочку. Единственное ограничение: статус «командировочного» пакета документов изменился - он больше не может служить официальным подтверждением ни факта служебной поездки, ни понесенных в связи с этим расходов.

Выйти из положения в этой ситуации поможет простой прием - можно модифицировать приказ о направлении сотрудника в командировку (унифицированной ф. Т-9), включив в него строку «Цель командировки».

С формой основного документа, отправляющего работника в командировку, знакомьтесь на нашем сайте: см. материал .

Но следует соблюсти условие: разработанная собственными силами форма приказа должна быть закреплена локальным актом, например внутрифирменным Положением о командировках (ч. 1 ст. 8 ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

Как заполнить служебное задание

Если фирма решила не отказываться от привычного набора командировочных документов и предусмотрела их форму во внутреннем локальном акте, порядок оформления служебного задания будет содержать следующие этапы:

  • получить решение руководителя о направлении сотрудника в командировку;
  • заполнить гр. 1-11 табличной части служебного задания;
  • ознакомить сотрудника, отправляющегося в служебную поездку, с его заданием и целью командировки.

Обычно для оформления служебного поручения применяется унифицированная форма Т-10а, основная часть которой представлена таблицей из 12 граф.

Венчает форму общая информация: наименование фирмы, номер и дата служебного задания. На центральном месте этого одностраничного документа расположена информация о сотруднике, отправляющемся в служебную поездку (Ф. И. О., табельный №, место работы и должность). Графы 3-8 посвящены непосредственно командировке: они включают наименование пункта назначения и срок командировки (даты начала, окончания и ее длительность).

Графа 9 предназначена для указания организации-плательщика. В большинстве случаев таковой является сама фирма, чей сотрудник направляется в командировку. В отдельных ситуациях специалисты фирмы могут выезжать в командировки по просьбе (заявке) сторонних контрагентов (заказчиков), тогда возмещение командировочных расходов может возлагаться на заказчиков (это условие оговаривается в договоре).

Графа 10 «Основание» заполняется реквизитами приказа (распоряжения) руководства о командировке или в ней может присутствовать формулировка «План командировок» (если поездка осуществляется по плану).

Заполненная графа 11 описывает задание (цель) служебной поездки, и на этом оформление служебного задания останавливается до момента возвращения командированного сотрудника к месту постоянной работы.

Впоследствии служебное задание заполняется уже самим сотрудником - в графе 12 ему необходимо кратко отчитаться о проделанной в командировке работе.

Завершает процесс заполнения служебного задания подписание этого документа работником и руководителем, а также заполнение строки «Заключение о выполнении задания». В указанной строке руководитель дает оценку проделанной сотрудником в командировке работе.

Образец служебного задания смотрите на нашем сайте.

Итоги

Служебное задание на командировку состоит из двух частей - поручения руководства и отчета сотрудника о его выполнении. Документ стал носить необязательный характер с 2015 года, но может применяться для внутренней внутрифирменной отчетности.

Из этой статьи вы узнаете:

  • Что такое командировка
  • Кого можно отправлять в командировку
  • Что содержит Положение о командировках
  • Как оформить командировку
  • Как выглядит приказ на командировку
  • Как составляется отчет о командировке
  • Командировка директора - что стоит учесть
  • Документы, которые подтвердят срок и расходы в командировке
  • Как отмечается командировка в табеле учета рабочего времени
  • Как оплачивается командировка
  • Срок командировки

Если работодатель заключил трудовой договор с сотрудником и требует от него срочно выполнить поручение в рамках установленных договором обязанностей, (не на территории предприятия) - нужно оформлять командировку. Отъезд (по служебным делам) подтверждается приказом на командировку. В документе уточняются сроки пребывания в другом городе, цель посещения конкретного предприятия. Задачи, которые необходимо выполнить работнику. После возвращения на предприятие, сотрудник обязан представить отчет о командировке, проинформировать об использованных средствах. Выходные дни в командировке учитываются как рабочие, если доказано, что в данный период специалист добирался/возвращался или выполнял поручение руководителя.

Что такое командировка

Служебная командировка - отъезд сотрудника в другую страну или город, инициированный работодателем для исполнения поручения не в организации, где с ним заключен трудовой договор, а на другом предприятии. Согласно п. 3 «Положение о служебных командировках» (утверждено Постановлением правительства РФ от 13.10.2008 г №749), местом работы (постоянной, что отражено в договоре) нужно считать фактическое месторасположение предприятия, где с человеком оформлены трудовые отношения.

Помните, что не любой отъезд может признаваться командировкой. Если трудовые обязанности сотрудника связаны с постоянным нахождением в ином регионе, пути и в разъездах - отсутствие специалиста нельзя оформлять, как направление работника в командировку.

Командировка работника должна соответствовать определенным требованиям:

Поездка инициирована руководителем, а не предпринята по собственному желанию.

Служебное поручение нужно выполнить за пределами постоянного места работы.

Пребывание в другом городе ограничено определенным периодом времени (указывается в приказе на командировку, заполненному по образцу).

Специалист не может исполнять должностные обязанности непосредственно в пути, а его работа не может быть охарактеризована как разъездная.

Командировка должна оформляться надлежащим видом. Для этого на предприятии издается приказ, составляется направление в командировку по образцу. Рассчитываются и выдаются суточные затраты сотруднику на все время пребывания в поездке.

Отчет по командировке.

Кого можно отправлять в командировку в 2017 году в соответствии с новыми правилами учета

Руководитель предприятия (любая правовая форма) не имеет полномочий инициировать командировку (по служебным обязанностям) человека, если с гражданином не оформлены никакие трудовые отношения (не заключен контракт). Закон запретил отправлять в поездку граждан, которые оказывают разовые или многократные услуги предприятию по гражданско-правовому контракту.

Если работодатель оформил направление в командировку постороннему гражданину, который не трудится на предприятии - соответствующие расходы фискальный орган не признает расходами на командировку. Запрещено отправлять в служебную поездку такие категории граждан:

Беременных женщин. Работница должна представить медицинские заключения, справки, подтверждающие ее положение.

Сотрудников, с которыми заключен договор (ученический), только если поездка не связана с необходимостью пройти обучение в другом регионе/стране/городе.

Женщин, которые имеют малолетних детей (до 3 лет), отцов и матерей, воспитывающих ребенка самостоятельно без второго родителя (до 5 лет). Работодатель обязуется ознакомить сотрудницу в письменной форме о праве отказаться от поездки.

Невозможно направление работника в командировку, если у такового оформлен статус опекуна. Граждан, на иждивении которых находятся несовершеннолетние дети, инвалиды или люди, за которыми осуществляется постоянный уход. Допускается командировка только по их письменному согласию.

Сотрудники, не достигшие 18 лет. Исключением может стать только творческий персонал, работа которых сопряжена со средствами массовой информации, кинематографом, театром, концертами, цирками и т.д.

В командировки не направляют инвалидов, если поездка нарушит план реабилитации.

Кандидатов (зарегистрированных), которые баллотируются на выборные должности.

Такие действия можно расценить, как нарушение трудовой дисциплины. Следует привлечь специалиста к дисциплинарной ответственности. Основание - нарушена обязательная для исполнения трудовая дисциплина на предприятии (отражено в локальных актах предприятия).

Служебное задание для направления в командировку.

Положение о командировках

Это главный документ («Положение о служебных командировках», утвержденное Постановлением правительства РФ от 13.10.2008 г №749), который регламентирует отношения работодателя и сотрудника во время служебной командировки.

Согласно Положению, работодатель обязуется составить письменное направление в командировку (по образцу). Четко определить цели таковой и материально обеспечить работника, пока он не может исполнять обязанности на своем предприятии.

В документе указанно, что срок командировки рассчитывается исходя из сложности и объема служебного задания. Дан полный перечень документов, которые могут подтвердить расходы во время поездки. Особое внимание уделено гарантиям, предоставляющимся работникам во время исполнения поручения работодателя (командировки). За ним сохраняется средний заработок, занимая должность на предприятии (не может быть уволен в этот период). Компенсируются расходы, связанные с проживанием, питанием, проездом к месту назначения (оплата билетов на все виды транспорта). Также компенсируются и другие расходы, которые связаны с командировкой работника при условии предоставления соответствующих документов (чеков, проездных и т.д).

Постановление об особенностях направления работников в служебные командировки.

Оформление командировки

Перед тем, как будет оформлено направление работника в командировку, руководитель организации должен подготовить документы, которые отразят цель поездки и подтвердят личную инициативу руководителя поручить задание конкретному сотруднику. Для командировки нужно подготовить служебное задание (это требование не обязательное, но его составление позволит точно определить цель поездки). Составлять его можно по форме № Т-10а. Именно этот документ можно считать основанием для издания приказа на командировку в 2017 (по образцу).

Обратите внимание, что теперь нет необходимости оформлять командировочное удостоверение.

В служебном задании на командировку обязательно указывается:

Наименование предприятия, где работает сотрудник (точно также, как указано в учредительных документах). Если в таковых указано и сокращенное наименование организации - дублируется в служебном задании на командировку (сразу после полного названия указать в скобках).

Паспортные данные специалиста - Ф.И.О., занимаемая должность, а также структурное подразделение, к которому он относится.

Начало и окончание командировки - ориентироваться на дату проездных документов.

Основания служебной поездки - может быть распоряжение руководителя предприятия, главы структурного подразделения (служебная записка), договор с предприятием.

Цель командировки сотрудника - кратко изложить суть поручения, обозначить инструменты для его решения (проведение переговоров, подписание контракта, проведение испытаний, изучение специфики производства и т.д.).

После того, как сотрудник вернется из командировки, он обязуется пояснить, какой объем работы выполнен, и подписать служебное задание лично. Руководитель знакомится с пояснениями и пишет заключение, подтверждая или опровергая выполнения задания сотрудником, визирует документ, ставит дату.

Обязательно нужно заполнить графу «отчет». Законодатель требует отчитаться за проведенную работу не позже 3 дней, после возвращения на предприятие из командировки.

Приказ на командировку

После оформления служебного задания, издается приказ на командировку (форма Т-9 или Т-9а, если в командировку направляются несколько сотрудников). Хоть в Положении отсутствует норма, обязывающая составлять приказ (только письменное оформление инициативы работодателя), сделать это нужно, чтобы подтвердить факт отбытия работника именно по инициативе работодателя. Без приказа отъезд сотрудника в командировку (при осуществлении ревизии) может расцениваться как прогул со всеми вытекающими последствиями.

В документе обязательно нужно указать, кто финансирует поездку, какова цель отъезда. Фиксируются сроки пребывания в поездке. Приказ на командировку в 2017 г. заполняется по образцу с обязательным внесением личных данных работника, а также его должности и принадлежности к конкретному структурному подразделению. Нужно отразить и цель поездки, кратко описав необходимые действия работника. Например, посещение конкретного предприятия, привлечение новых клиентов, тестирование оборудования и т.д. Хранить приказ на командировку следует 75 лет.

Приказ о направлении работника в командировку.

Отчет о командировке

В течение 3 дней после возвращения из командировки работник обязуется представить работодателю авансовый отчет, пояснив все расходы. К отчету нужно приложить все имеющиеся финансовые документы, связанные со служебной поездкой. Только после проверки отчета может быть произведен окончательный расчет с сотрудником. Если он затратил дополнительные личные средства помимо выданных ему авансом - разницу нужно выдать, произведя расчеты.

Если командированный потратил меньше денежных средств, выданных ему авансом, он обязуется их вернуть в кассу предприятия.

Также сотрудник обязуется в течение 3 дней написать отчет о командировке (по образцу либо в свободной форме). В документе работник подводит итоги поездки:

Выполнен ли объем работы.

Достигнуты ли главные цели.

Какие дополнительные мероприятия проведены, затрачены необходимые ресурсы и т.д.

В качестве примера написания отчета о командировке можно использовать приказ на командировку либо служебное задание. Именно в этих документах отражены все важные условия поездки, работник может тезисно «ответить» на вопросы, указанные в документах.

Авансовый отчет.

Командировка директора - что стоит учесть

Если в служебную поездку отправляется глава предприятия, необходимо оформить все надлежащие документы, описанные выше. Но как быть с тем, что законодатель определил, что лиши директор (руководитель) имеет право установить цели и сроки командировки? Действительно, у его есть такие полномочия, и он может собственноручно подписать приказ о командировке директора. Есть и другой вариант. В случае отъезда директора нужно издать приказ о передаче полномочий заместителю или другому лицу. В документе можно указать, что полномочия передаются лишь на время отсутствия руководителя, обязательно прописать длительность замещения, действия, которые он должен выполнять в этот период. Например, намечается подписание контракта, получение оборудования от поставщика и т.д.

Приказ о передаче полномочий генерального директора.

Стоит учесть, что пока директор в командировке нужно оформить доверенность заместителю, которая позволит выполнять правовые действия, связанные с деятельностью организации. По прибытии из командировки директор:

Заполняет авансовый отчет по командировке (согласно требованиям законодателя в 2017 г).

Сдает остатки, неиспользованных средств в кассу предприятия.

Представляет все документы, подтверждающие факт проживания, проезда в другом городе.

Отчитывается за перерасход средств в командировке.

Если директор организации относится к категории граждан, которые имеют право работать без командировок - для выполнения его служебных обязанностей может направляться его заместитель или другое уполномоченное лицо.

Документы, которые подтвердят срок и расходы в командировке

Во время командировки сотрудников им должны быть возмещены следующие расходы (при наличии подтверждающих документов):

Проезд в обе стороны. Если возникла необходимость воспользоваться другим видом транспорта, чтобы добраться до места назначения.

Проживание в другом городе во время командировки.

Суточные расходы (дополнительные), которые обеспечат жизнедеятельность в условиях проживания вне места постоянного жительства.

Иные расходы - по согласованию с работодателем.

Суточные не выплачиваются в случае направления в командировку (заполняется по образцу, установленному в 2016 г), если поездка планируется в местность, откуда работник сможет возвращаться каждый день домой.

После прибытия из командировки, каждый сотрудник составляет служебную записку, указывая в ней срок отсутствия на предприятии (фактический, если он не совпадает с указанным в приказе на командировку, заполненному по образцу). Записка составляется в таких случаях:

Если сотрудник использовал транспорт, принадлежащий компании (учтен на балансе).

Ездил на личном авто.

До места командировки добирался на транспорте, которым управлял по доверенности.

Служебная записка может быть составлена в свободной форме или организация имеет право разработать образец документа. Если сотрудник во время служебной поездки передвигался исключительно на общественном транспорте, срок нахождения в командировке подтверждается соответствующими проездными билетами. В случае потери таковых, обосновать сове отсутствие на рабочем месте допускается документами, подтверждающими наем жилья в другом городе.

Обратите внимание, что с 21.10.2015 г. вступили в силу правила (новые) предоставления гостиничных услуг гражданам (Постановление Правительства РФ от 9 октября 2015 г. № 1085). Теперь временное жилье во время командировки может быть предоставлено только при заключении договора, обязательно отражается:

Цена номера.

Длительность проживания (в сутках).

Отчетным документов при заключении договора станет кассовый чек об оплате услуг, он оформляется только на бланке строгой отчетности.

Если между работодателем и командируемым достигнуто соглашение, можно во время командировки снять комнату для проживания непосредственно у собственника (физического лица). В такой ситуации подтвердить длительность поездки и расходы на проживание позволит договор аренды между двумя сторонами. К нему необходимо приложить расписку о получении всей суммы оплаты за проживание (указывается стоимость общая и за сутки).

Если командировка работника предполагает перелет до места исполнения служебного задания самолетом, подтвердить срок пребывания и расходы позволят:

Квитанция билета, в том числе и электронного.

Посадочный талон.

Багажная квитанция.

Если документы потеряны, работник имеет право обратиться к авиаперевозчику и затребовать подтверждающий документ.

Когда сотрудник отправляется в командировку на личном транспорте, он обязуется по возвращении составить служебную записку и предоставить:

Путевой или маршрутный лист.

Счета, кассовые чеки за приобретенное топливо.

Другие документы, которые подтвердят соблюдение маршрута командировки - распечатки тахографа, накладные от поставщиков (с адресами) и т.д.

Как отмечается командировка в табеле учета рабочего времени

Исходя из нормы ч.4 ст. 91 ТК РФ, руководитель предприятия обязан вести табель учета фактически отработанного времени каждым сотрудником. Не исключением является и время командировки работника, ведь он исполняет порученные ему обязанности. Отображать все время пребывания вне предприятия, где заключен трудовой договор, необходимо обозначением «К», если кодируется цифрами - «06». Нет необходимости в соответствующих графах проставлять количество отработанных часов, так как на время командировки за человеком сохраняется его средний заработок.

Если во время командировки сотрудник заболел (подтвердить факт нужно предоставлением больничного листа) - дни в табеле кодируем буквой «Б». В такой ситуации необходимо выплатить компенсацию по временной нетрудоспособности.

Обратите внимание, что теперь нет необходимости вести на предприятии два вида журналов:

Учет сотрудников, которые выбывают в командировку.

Учет работников, которые приезжают на предприятие, на которое они были командированы.

Документы упразднены постановлением Правительства РФ от 29.07.2017г № 771, оно вступило в силу 8.08. 2015г.

Табель учета рабочего времени.

Оплата командировки

Расчет выплат по командировке производится с учетом оплаты среднего заработка сотрудника и суточных выплат за все дни отсутствия на рабочем месте. Обратите внимание, что оплата командировки в выходной день, а также за время в пути, праздничные даты - также предусмотрена законом. В таком случае начисляются и суточные, и средний заработок за каждый день .

Например, работник отбыл в командировку в субботу, вернулся к месту постоянного проживания в воскресенье - оплатить нужно оба выходных дня.

Если поездка планируется всего на один день (только по территории РФ) - суточные выплачивать не нужно. Но руководитель организации имеет право предусмотреть в локальных актах дополнительную компенсацию за однодневную командировку.

Если расчет командировок по среднему заработку регламентируется законодателем (нужно выплатить сумму соответствующую отработанному фактически времени), то размер суточных можно закрепить в локальных актах предприятия. Чтобы суточные на командировку не облагались НДФЛ, рекомендовано установить размер выплат:

700 руб. - каждые сутки по всей территории РФ.

2500 руб. - сутки пребывания за границей России.

Обратите внимание, что суточные могут быть выданы сотруднику перед командировкой из кассы предприятия или перечислены на банковскую карту. А расчет командировок по среднему заработку производится за последние 12 месяцев. Сумма начисляется и выплачивается в ближайший день зарплаты в организации.

Как правильно оплатить дни командировки?

З = Зрп/Дрп х Д ком

С - заработок (средний) за все дни, проведенные в командировке (отработанные).

З рп - все выплаты, которые повлияли на сумму среднего заработка (в расчетный период 12 месяцев).

Д рп - общее количество дней, которые отработал сотрудник за расчетный период.

Д ком - дни, которые соответствуют периоду, проведенному в командировке.

Бухгалтерский учет оплаты командировок и командировочных расходов.

Если ваш работник не успел отработать 12 месяцев, но уже отправлен в служебную поездку - расчетным периодом нужно считать время с первого дня исполнения трудовых обязанностей до последнего дня, перед поездкой.

Выходные в командировке, а также праздничные дни подлежат оплате, если будет доказано, что сотрудник исполнял обязанности или был в пути к месту назначения или возвращался домой.

Выходные дни в командировке нужно оплатить в двойном размере от дневной или часовой нормы, согласно тарифной сетке. Допускается оплата выходных в размере одинарной ставки, но тогда работнику предоставляется отгул за этот день.

Однодневная командировка - особенности оплаты

Законодатель не установил минимальный срок пребывания работника в командировке. Поэтому даже однодневное отсутствие придется оформлять как долгосрочную поездку:

Издать приказ.

Выдать задание.

Выплатить авансовую сумму на расходы во время поездки.

Отметить в табеле рабочего времени командировку.

По возвращении работник должен обязательно отчитаться за проведенную работу, объяснить, куда и сколько потратил выделенных средств (сдать авансовый отчет о командировке, заполнить по образцу).

Что касается суточных, то для однодневной поездки их выплачивать не нужно, если человек перемещается по территории России. Как поступать в таких ситуациях:

Работодатель имеет право по собственной инициативе начислить и выплатить специалисту определенную сумму, которая компенсирует отсутствие суточных расходов на командировку.

При поездке заграницу предприятие обязано компенсировать сотруднику сумму на поездку в размере 50% от установленных на данном предприятии суточных (для выезжающих за рубеж).

Срок командировки

Работодатель самостоятельно устанавливает длительность командировки, оценив объем и специфику служебного задания. Вывод - законодатель не установил предельный срок поездки, поэтому руководитель предприятия вправе сделать это самостоятельно.

Датой отъезда нужно считать (включая выходные в командировке) время и день отправления транспорта, на котором человек следует до пункта назначения. День возвращения - прибытие транспортного средства к месту работы (город постоянного проживания).

Стоит учесть, что если поезд или автобус отправился в путь до 24.00 - днем отъезда стоит считать текущие календарные сутки. Если отъезд запланирован на 00 часов или позже этого времени - последующие сутки.

Если аэропорт, автовокзал, пристань расположены за пределами города, поселения, куда командирован человек - время необходимое, чтобы добраться до объекта также учитывается. Подобным образом обстоит дело и с днем прибытия из поездки.

Рассмотрим пример:

Сотрудник направлен в командировку (самолет) 4 ноября в 0.25. При этом ему необходимо было добраться до аэропорта, время в дороге составило 1,5 часа, еще 3 часа потребовалось для предварительной регистрации на самолет. Тогда днем начала командировки нужно считать 3 ноября, хоть в билете и указано 4 число месяца. Но для подтверждения отбытия, сотрудник должен предоставить билеты, где указана дата и место прибытия (поезд, автобус и т.д).

Гарантии работнику во время пребывания в командировке

Стоит отметить, что законодатель защищает права сотрудника, пока он отсутствует на рабочем месте. При наличии приказа о командировке дни отсутствия на рабочем месте не могут быть засчитаны как прогул, не подлежит такой проступок дисциплинарному взысканию. Нельзя уволить командированного. Согласно Положению о командировках (с образцом можете ознакомиться в статье) работнику гарантируется в его отсутствие:

Начисление среднего заработка за отработанные дни - сюда нужно засчитывать как дни командировки, так и время, потраченное на дорогу, дни вынужденной остановки в пути.

При поездке граждан, которые работают по совместительству - сохраняется средний заработок именно у того работодателя, который выдал направление в командировку (по образцу). Если оба работодателя одновременно направляют человека по единому служебному поручению - средний заработок должен быть сохранен на обеих должностях, при этом затраты на суточные и другие расходы делят пропорционально между предприятиями или по соглашению работодателей.

Допускается привлекать сотрудника, находящегося в командировке, к исполнению служебных обязанностей в праздничные и выходные дни. В таком случае придется выплатить двойной размер ежедневной ставки, а если предоставляется отгул - в одинарном.

Сотрудник может заболеть в период командировки, тогда ему начисляется компенсация по временной нетрудоспособности. В качестве подтверждения факта принимается больничный лист (амбулаторное или стационарное лечение). Обратите внимание! За весь период болезни, работодатель обязан возмещать сотруднику не только средний заработок, но и расходы на наем жилья и суточные.

Если возникла необходимость срочно отозвать специалиста из командировки, нужно составить соответствующий приказ об отзыве. Унифицированной формы не существует, можно разработать самостоятельно, утвердить форму локальным актом на предприятии.

Приказ об отзыве работника из командировки.

Обратите внимание, законодатель четко не регламентирует, как оповестить сотрудника о необходимости прервать поездку. Как правило, руководитель звонит специалисту, или оповещает его письменно, заказным письмом.

Командировка - это (согласно ТК РФ) лишь временная поездка работника, которая была инициирована работодателям. Так как направляет на служебное задание человека руководители, он и должен стать гарантом соблюдения его законных прав. Поэтому следует уделить особое внимание оформлению соответствующих документов, вовремя производить расчеты и выдавать аванс перед предстоящей командировкой. Работодатель не имеет права потребовать от некоторых категорий сотрудников выполнить служебное задание, связанное с поездкой в другой город. В случае несоблюдения требования - работник имеет право подать на предприятие в суд.

Сотрудники каждой организации периодически отправляются в служебную командировку по поручению руководителя. У каждого из них есть определённое задание для выполнения. После возвращения назад работнику предстоит составить отчёт о том, что было сделано во время командировки. В таком случае пригодится бланк служебного задания (форма Т-10а). Выясним, какие правила его оформления действуют 2019 году.

Для чего нужно служебное задание

Служебное задание является официальным документом. Гриф «Обязательно» с него снят ещё в 2013 году. С этого момента все акты, которые утвердил Роскомстат РФ Положением №1 от 05.01.2004, стали только рекомендованными к применению. Теперь наниматель самостоятельно может разрабатывать более удобные формы отчёта о командировке, но при этом следует соблюдать все необходимые требования нормативных документов.

Во избежание спорных вопросов после возвращения сотрудника из командировки работодатель должен чётко прорабатывать все пункты служебного задания. Допустимо составление индивидуального графика с указанием конкретных дат исполнения поручений, которого должен придерживаться командированный сотрудник.

Примерный образец служебного задания

Составлением служебных заданий на предприятии занимаются руководители подразделений, под руководством которых трудится отправляющийся в поездку работник. В недавнем прошлом для отправки сотрудника в командировку составлялся целый пакет документов: приказ руководителя, командировочное удостоверение, служебное задание.

Порядок направления работников в командировки в настоящий момент регламентируется главой 24 ТК РФ, а также Постановлением Правительства РФ №749, с изменениями и дополнениями, вступившими в действие в начале 2019 года.

И, как следствие из приведённой выше законодательной нормы, командировочное удостоверение и служебное задание перешли в разряд желательных, но не обязательных документов.

Служебное задание, при его оформлении, хранится в архиве кадровой службы организации 5 лет. Если сотрудника отправляли с заданием за пределы страны, то срок хранения увеличивается в 2 раза.

Готовится служебное задание в 2 экземплярах. Один - для архива, другой непосредственно для сотрудника. В бухгалтерию копия задания не представляется, так как все данные для начисления командировочных указаны в приказе о командировании сотрудника.

Вначале подписи на документах ставят руководитель организации и начальник отдела, затем с ними знакомится отправляемый в командировку сотрудник. И если он согласен со всеми условиями, указанными в задании, то ставит ниже свою подпись.

Полученное служебное задание для командировки может поставить в тупик даже опытного сотрудника

Кадровые службы иногда задаются вопросом: ставить ли печать организации на бланке служебного задания?

Однозначного ответа тут нет. Исходите из важности сведений в документе. Возможно, вашему сотруднику придётся предъявить бланк служебного задания для полного выполнения поставленных задач. А печать в этом случае добавит аргументированности документу.

Отметим, что на бланке «М.П.» не отмечено. Более того, печать уже не обязательный реквизит организации в целом. Потому, если у Вашей организации печати нет вовсе, то беспокоится о заполнении подобного оттиска вообще не стоит.

Какой из бланков заполнить

Если в командировку отправляется несколько сотрудников сразу, не поленитесь заполнить служебное задание на каждого. Приказ на командирование может быть один на всех командированных.

Все графы в служебном задании подлежат обязательному заполнению. То же самое касается и графы «Отчёт о командировке». Написать отчёт о проделанной работе можно в свободной форме.

Краткий отчёт о командировке

Для составления отчёта о командировке законом унифицирована специальная форма Т-10а. Как было оговорено выше, по желанию руководителя та или иная часть формы Т-10а может быть модифицирована. Если предполагается расширенное описание цели поездки или отчёта о командировке, то целесообразнее увеличить эти разделы в бланке. Это позволит предоставить весь объём необходимой информации.

Если материал отчёта о командировке обширен, то дополнение бланка по форме Т-10а листом с информацией нарушением законодательства не считается. Произвольную форму отчёта никто не отменял.

Выполнение требований по заполнению формы: обязательно или нет?

Такой вопрос задают кадровики, когда сомневаются в необходимости оформления командировочного отчёта. Ответ: с 8 января 2019 года составлять отчёт необязательно.

Многие организации по привычке пользуются стандартным комплектом сопроводительных документов (приказ, задание и отчёт). Им так удобнее и понятней. Но вы можете отчёт о командировке не заполнять - нарушением это не станет.

Сложность в другом: контролирующие органы наверняка проверят все командировочные документы, по которым вы отправляли сотрудников в поездку. Ведь работнику в командировку даются деньги под отчёт. И суммы, которые были потрачены на нужды организации и на свои личные цели, облагаются налогом по-разному. Вот тут вам и пригодятся подтверждающие документы (например, чеки). И полезным будет тот бланк, где всё чётко и понятно прописано.

Перечень применяемых унифицированных форм на предприятии составляется и утверждается руководителем. Вся эта информация отражается в локальных правовых актах конкретной организации.

Если организация использует форму Т-10а, то работник обязан уложиться с составлением отчёта в 3 дня.

Как быть: работник не справился со служебным заданием

Напомним, что сотрудник отправляется в командировку по производственной необходимости. И возвращать положенные законом выплаты на питание, проживание, проезд он не обязан. А вот все суммы, которые сотрудник получил непосредственно на решение задач поездки, вернуть придётся.

Для этого прибывший из командировки работник составляет в письменном виде отчёт о командировке с подробным описанием каждой израсходованной суммы. На первом месте - объяснение, почему не выполнена цель поездки с указанием объективных причин.

Какие финансовые документы приложить к отчёту

Согласно законодательству работник, отбывающий в командировку, получает деньги под отчёт. Выдают их непосредственно перед отъездом. По прибытии из командировки сотрудник обязан составить авансовый отчёт. В этом ему помогает сотрудник бухгалтерии.

К учёту принимаются все финансовые документы; чеки, билеты, квитанции, оплаченные счета (оригиналы с печатью). Никакие рукописные записки бухгалтер в расчёт не примет.

Мнение эксперта

Мария Богданова

Стаж более 6 лет. Специализация: договорное право, трудовое право, право социального обеспечения, право интеллектуальной собственности, гражданский процесс, защита прав несовершеннолетних, юридическая психология

Если в положении о командировках содержитcя указание о том, что командировка сотрудника должна сопровождаться служебным заданием, то бланк необходимо оформлять в любом случае. Это действует и тогда, когда информация, указанная в нём, будет по сути дублировать сведения из иных, уже составленных, документов. Каждое служебное задание имеет строго определённый набор глав, которые позволяют заполнить документ только на одного сотрудника.

Это означает, что стандартный бланк Т-10а нельзя использовать для нескольких работников. Поэтому для каждого командируемого составляется индивидуальное служебное задание.

Все документы, которые бухгалтер счёл оправдательными, вносятся в специальные графы на оборотной стороне авансового отчёта.

В случае выдачи командировочному сотруднику иностранной валюты записи делают на лицевой стороне отчёта (графа 1а) и на оборотной стороне (графа 6 и 8).

После сделанной сверки с бухгалтерией авансовый отчёт утверждается руководителем предприятия.

По итоговым подсчётам происходит взаиморасчёт прибывшего сотрудника с организацией. Если остались неиспользованные денежные средства, то они вносятся в кассу предприятия. В тех случаях, когда сотрудник потратил свои личные средства, из кассы предприятия или на банковский счёт ему выплачивается согласованная сумма.

Ответственность сотрудника за невыполнение

Согласно действующему законодательству, как работник, так и руководитель должны обязательно исполнять предписания локальных актов компании. Таким образом, если у организации имеется «Положение о командировках», включающее в свой перечень служебное задание - то работники обязуются заполнять его графы. В случае отказа от выполнения своих обязанностей, сотрудник, согласно 192 статье ТК РФ может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. Ненадлежащее заполнение нужных строк можно расценивать как невыполнение задания, полученного для служебной поездки.

Авансовый отчет является документом, который отражает информацию о понесенных денежных затратах в служебной командировке. Его обязательное наличие и оформление четко прописано в законодательстве (ст.252; п.1 ст. 264 НК РФ; ст.313; ст. 314 НК РФ). На основании этого документа бухгалтерия перечисляет деньги по возмещению денежных затрат. Он подтверждает расходы и позволяет получить доплату, если весь аванс не был потрачен полностью или вернуть оставшиеся деньги.

Следует также владеть информацией о том, какие документы нужны для отчета по командировке. Вместе с ним бухгалтеру предоставляются оригиналы квитанций, билетов, накладных, чеков, которые служат доказательством затрат. После проверки на предмет целевого расходования средств, наличия удостоверяющей документации, правильности составления бухгалтером передает авансовый отчет на подпись руководителю организации.

Постановлением Госкомстата № 55 от 01.08.2001 предложены рекомендации составления данного документа.

Сроки подачи

Крайним сроком предъявления является третий рабочий день с момента приезда сотрудника (п.6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 №3210-У). Во внимание принимаются только рабочие дни: например, если работник вернулся в пятницу, он будет иметь возможность отдохнуть и оформить авансовую документацию в начале рабочей недели.

Особенности оформления

Оформление подразумевает использование одного из трех вариантов:

Обратите внимание

Сотрудник может отказаться от командировки по уважительным причинам — нужно только их документально подтвердить. В ином случае за отказ от командировки может последовать дисциплинарная ответственность в виде выговора или замечания. Подробнее читайте

Следует помнить, что ненадлежащее оформление собственной формы гарантирует отказ налоговых органов в принятии прописанных в документации денежных расходов. Поэтому каждый сотрудник, отправляющийся в командировку, должен знать о том, как правильно заполнить авансовый отчет.

Если сотрудник расплачивался наличными, он прикладывает к отчету кассовые чеки и квитанции. В случае безналичного расчета прикрепляются оригинальные слипы (оформленные документы в случае оплаты покупок при помощи карты) и квитанции от произведенных операций в терминалах либо банкоматах.

В случае невозвращения остатков командировочных средств, они удерживаются из заработка последующем месяце. Эта процедура выполняется на вполне законном основании: все оставшиеся со служебной поездки деньги подлежат обязательному возврату в кассу организации. Данное решение следует принять в течение месяца после выполненной командировки.

Отчет о командировке: образец

Образец отчета о командировке в 2017 году состоит из 3 листов:

  1. Шапка документа . Здесь следует предоставить следующие сведения: указываем сумму остатка по уже выданным авансам (не забываем о задолженности), номинально израсходованных аванс (чеки) и итоговый остаток разницы этих сумм. Бухгалтером вносится особая запись (дебет -26, кредит 71).
  2. Расписка : прописывается размер отчета и подтверждение его проверки бухгалтером.
  3. Подробные факты затрат : номера и даты расходной документации; предмет израсходованных денег (билет, суточные и прочее). Здесь ставится подпись самого работника, который был в служебном отъезде.

Обязательно нужно приложить всю документацию, которая доказывает целевую трату авансовых средств.

Важно! Налоговые органы могут отказать в принятии затрат, если на авансовом документе отсутствует подпись руководства.

Пример заполнения авансового отчета по командировке

Заполнением авансового отчета занимается бухгалтер и командируемый сотрудник, который начинает оформление с написания основных сведений на лицевой стороне:

  1. полное наименование организации;
  2. ФИО, должность;
  3. дата оформления;
  4. цель авансовых средств (командировочные затраты);
  5. таблица на лицевой стороне должна содержать данные о наличии выданных денег, их расходе.

В графах 1-6 оборотной стороны должна быть перечислена вся необходимая документация, подтверждающая произведенные траты. Нумерация документов идет с учетом очередности по их перечислению:
Графа №1 содержит порядковый номер удостоверяющего документа.
Графы №2-3 : время оформления и соответствующий номер.
Графа №4 содержит сведения о типах затрат.
Графа №5 :размер понесенных расходов.
Графа №6 : в строчке «Итого» указывается общая сумма затрат.

После проведенной проверки документ подписывается бухгалтером. При этом прописывается дата и номер авансового отчета, общий размер расходов и число приложенной документации.

Заполненная расписка содержит дату подачи документа и передается сотруднику.

На лицевой стороне бухгалтером отмечаются:

  1. Денежный остаток/перерасход по уже выданным авансам.
  2. Сумма полученных из кассы авансовых средств.
  3. Сумма потраченных денег.
  4. Денежный остаток/перерасход размера аванса.
  5. Собственная учетная запись.

Сведения для табличного заполнения находятся в графе №9 на обратной стороне.

В дальнейшем отчет отправляется на подпись к директору организации (ФИО с росписью + расшифровка) либо к лицу, временно исполняющему его должностные обязанности. Специально предназначенная для подписи строчка находится на лицевой стороне в верхней части документа. Затем он принимается к учету для списания выданного аванса.

Как сделать авансовый отчет — смотрите в видео ниже:

Загранкомандировка

Правило подачи авансового отчета в течение трех рабочих дней после возвращения из поездки также действует на заграничную служебную командировку (п.6.3 Указания ЦБ РФ №3210-У).

В таком случае при отправке работника за границу выдача авансовых денежных средств производится в виде иностранной валюты. Сумма указывается в валюте, а также в рублях. Необходимо заполнить строчки с реквизитами для иностранной валюты (1 «а» с лицевой стороны бланка, графы № 6, 8 оборотной стороны). Кстати, какие есть особенности расчета суточных для загранкомандировки — можно прочитать в этой статье

Обратите внимание — если имеются какие-либо подтверждающие траты документы на иностранном языке, их нужно перевести на отдельном листе на русский язык. Можно сделать перевод самому либо обратиться к услугам бюро переводов. В данной ситуации эти траты будут отнесены к пункту «прочие расходы».

В случае ухода сотрудника в отпуск сразу после возвращения, не обязательно спешить на работу и заполнять авансовый документ: срок подачи не будет нарушен (Постановление Правительства РФ от 13.10.2013 №749). Его заполнение можно сделать сразу же по выходу из отпуска.

Как правило, составление авансового отчета не является проблемой для сотрудников: бланк имеет четко указанные графы для заполнения. При возникновении трудностей на помощь придет бухгалтер. Наличие всех подтверждающих документов и соблюдение сроков подачи также гарантирует благоприятный исход процедуры.

Больше информации можно получить, задав вопросы в комментариях к статье.