Заполнение инвойса происходит в случаях отправки различного рода товаров за границу. Данный грузосопроводительный документ является аналогом отечественного и требуется для предоставления на таможне.

ФАЙЛЫ

Кто оформляет документ

Оформляется инвойс представителем предприятия, поставляющим товар за границу. Это может быть любой сотрудник, уполномоченный на отправку товарно-материальных ценностей в зарубежье, а также оформление и подписание сопутствующих документов. Помимо прочего этот человек должен владеть английским языком (или другим – в зависимости от того, в какую страну направляется груз), поскольку часть инвойса заполняется на языке того государства, в котором находится получатель.

Инвойс выписывается непосредственно в момент отправки груза и направляется заграничному партнеру. Таким образом, данный документ является официальным основанием для проведения оплаты покупки.

Разновидностью инвойса является проформа-инвойс, который составляется в тех случаях, когда в соответствии с договором иностранный покупатель предварительно вносит аванс (предоплату). По большей части он является копией обычного инвойса за исключением того, что некоторые сведений в нем – неокончательные или неподтвержденные.

Для чего нужен инвойс

Цель инвойса – зафиксировать перечень товаров, переправляемых в другую страну, их наименование, количество, стоимость и пр. параметры. Он является свидетельством факта погрузки товарно-материальных ценностей и одновременно с этим обязывает покупателя оплатить груз в соответствии с обозначенными условиями (за исключением тех ситуаций, когда была произведена предоплата).

Правила составления инвойса

На сегодняшний день унифицированного, обязательного к применению образца инвойса нет, так что организации могут разрабатывать шаблон документа в зависимости от собственных потребностей и в соответствии с обстоятельствами. В любом случае он должен содержать:

• реквизиты компании-отправителя (ее полное наименование и адрес),
• те же данные об организации – получателе,
• список отправляемого товара с описанием его характеристик: количества, объема, веса, целей использования, цены и т.д.

Чем более сложный или дорогой товар отправляется, тем тщательнее и подробнее следует его описывать.

К заполнению инвойса необходимо относиться очень внимательно, поскольку он является важнейшим документом, не только фиксирующим сам факт отправки груза с определенными показателями, но и позволяющим доставить товар в нужные сроки. Неправильно оформленный документ может существенно задержать груз на таможне (вплоть до месяца), что порой может негативным образом отразится на отношениях между продавцом и покупателем.

Если есть какие-то сомнения в корректности заполнения документа, лучше не полагаться на «авось», а проконсультироваться у специалиста.

Правила оформления инвойса

Инвойс может быть заполнен как от руки, так и в печатном виде, как на стандартном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации – последний вариант особенно удобен, так как он содержит все необходимые реквизиты фирмы-отправителя. Документ обязательно должен быть заверен «живой» подписью отправляющего лица. Печать на нем ставить не обязательно (хотя пометка о ней и присутствует), поскольку с 2016 года юридические лица законом освобождены от необходимости использовать в своей работе печати и штампы.

Инвойс составляется в шести экземплярах (оригинал и пять копий), каждый их которых находит себе применение.

• Один из них кладется внутрь посылки,
• второй, так называемый отгрузочный – в специальный кармашек для авиаотправлений (вместе с транспортной накладной),
• третий остается у отправителя,
• четвертый пересылается получателю,
• пятый и шестой – остаются у перевозчика.

Как проверить документ

Перед отправлением необходимо еще раз тщательно убедиться в том, что все необходимые сведения о грузе внесены в сопроводительный инвойс.

Первое на что нужно обратить внимание: правильность и полноту внесенной информации в перечень отправляемого груза, далее надо удостовериться в том, что объявленная ценность товаров для таможни указана в валюте именно той страны, в которую «уходит» груз.

В тех случаях, когда пересылается более двух видов товаров, надо проверить разбивку стоимости по каждому наименованию и, если не указана общая объявленная ценность всех товаров, указать ее. Также нужно убедиться в том, что число копий соответствует норме.

Образец составления инвойса

Коммерческий инвойс - это основной документ, требуемый большинством таможенных служб для проведения очистки международных грузов. Коммерческий инвойс необходим для всех товаров (не документов), продаваемых или передаваемых отправителем получателю.

Использование различных форматов

Допускается использование различных форматов коммерческого инвойса. К наиболее употребительным относится корпоративный инвойс отправителя на его бланке. В случае если отправитель не имеет корпоративного инвойса на фирменном бланке, он может напечатать информацию на обычном листе бумаги.

Заполнение отправителем коммерческого инвойса

Отправитель должен заполнить коммерческий инвойс, включив в него следующую информацию:

1. Дата экспортирования.
2. Ссылки на экспортную документацию (номер заказа, номер инвойса и пр.)
3. Полное имя/адрес отправителя.
4. Полное имя/адрес получателя.
5. Полное имя/адрес импортера (если отличается от получателя).
6. Страна-экспортер.
7. Страна-производитель (товаров)
8. Страна конечного назначения.
9. Номер авиатранспортной накладной (AWB).
10. Описание каждой позиции товаров должно включать (но не обязательно ограничиваться):

А) наименование товара;

Б) сфера использования (если это применимо к описанию товара);

В) номера частей, серийные номера и пр. (если это применимо к описанию товара);

Г) гармонизированный тарифный номер (если он известен);

Д) количество;

Е) материал, из которого товар изготовлен;

Ж) № поз./№ п/п, если таковые известны;

З) тип упаковки;

И) вес (фунты/унции/кг);

К) количество мест;

Л) единица измерения;

М) цена за единицу;

Н) общая стоимость.

1. Подпись грузоотправителя и дата заполнения.
2. Проверить соответствующую графу на предмет указания условий поставки - FOB, C&F или CIF.

Требования к описанию товаров.

Полное описание товаров необходимо всегда. В описании должны содержаться ответы на следующие вопросы:

Что это?

Из чего изготовлено?

Как или с чем будет использоваться?

В каком количестве?

Грузоотправитель также должен представить разбивку (цена за единицу и общая сумма) по каждому виду товаров, а также указать страну происхождения для каждого вида товаров. Для каждой приведенной позиции указывается номинальная стоимость. Формулировки "F.O.C." ("бесплатно") и "NCV" ("не имеет коммерческой ценности") не допускаются.

Полное описание товаров	Цена за ед.	Общая сумма
100 молотков (Италия)	$5.00 (долл. США)	$500.00 (долл. США)
150 отверток (Канада)	$3.75 (долл. США)	$562.50 (долл. США)
	Всего	$1,062.50 (долл. США)

Грузоотправитель может указать номера HSUS (гармонизированного кода/код согласно списка ТНВЭД), если таковые известны.

Особые требования

ЕСЛИ отправление содержит…	ТОГДА в описании инвойса необходимо…
Биологические образцы	Происхождение образца: человеческое, животное и т.д. Причина экспорта (н-р, проведение тестирования, исследования и т.д.). Способ транспортировки: сухой лед, лед и т.д. Срок хранения образца. К коммерческому инвойсу может быть приложена копия разрешения или указан номер разрешения.
Химические вещества	Заявление TSCA: "Заявляю, что все химические вещества в данном отправлении не подлежат контролю согласноTSCA". Или: "Заявляю, что все химические вещества в данном отправлении соответствуют применимым нормам или постановлениям по TSCA, и никакие химические вещества не предлагаются мной для ввоза в нарушение TSCA или какой-либо применимой нормы или постановления по TSCA". Указание только химического названия без описания считается недостаточным. Описание необходимо в целях классификации, н-р, описание пасты должно быть следующим: "паста полирующая, автомобильная".
Часы настольные / настенные	Ценность (стоимость) следующих компонентов: а) подвижный элемент; б) корпус; в) гальванический элемент; г) камни (если таковые имеются).
Подарки	В разделе описания товаров авиатранспортной накладной (AWB) приводится формулировка «Unsolicited gift», кроме этого должно присутствовать полное описание и стоимость всех изделий. В случае если стоимость подарков на отдельное грузоотправление превышает $100 (для разных стран существуют различные ограничения по стоимости), такие грузоотправления подлежат таможенному оформлению в стране получателя с оплатой пошлины/налогов.
Текстильные изделия	1) Состав текстильного изделия, н-р, хлопок 100%; полиэстер 50% / хлопок 50% и т.д. 2) Способ переплетения ткани, н-р, вязаное изделие или тканное. 3) Для кого предназначено изделие (для мужчин, женщин и т.д.) Образцы текстильных изделий должны сопровождаться следующей пометкой: "MUTILATED SAMPLES. NOT FOR RESALE".

Упаковывание

Один подписанный оригинал вместе с 5мя копиями коммерческого инвойса прилагаются к отправлению, при этом как минимум одна копия должна всегда сопровождать отправление. Коммерческие инвойсы хранятся в клейком кармане для международных отправлений вместе с авиатранспортной накладной (AWB). Мы рекомендуем клиентам поместить дополнительный экземпляр инвойса внутрь своего отправления.

Проверка инвойса

Если инвойс входит в состав документации, сопровождающей груз, необходимо:

1. Убедиться в наличии 1 оригинала и 5 копий инвойса.

2. Проверить коммерческий инвойс на наличие в нем описания содержимого отправления.

Если описание содержимого отсутствует или недостаточно четкое (например, содержимое указано как образцы, части, печатная документация), необходимо дать более полное описание.

3. Проверить, указана ли в коммерческом инвойсе объявленная ценность товаров для таможенных целей в валюте соответствующей страны.

Примечание. При отправке двух и более видов товаров проверить разбивку стоимости по каждому виду товаров. Если общая объявленная ценность товаров для таможенных целей не указана, попросить указать ее.

Бланк инвойса на английском языке. Скачать(doc) образец бланка приходного кассового ордера

Обсудить Инвойс, задать вопросы- можно на форуме

Внимание!!! с конца 2016 года почта России ужесточила правила приема заявления на розыск посылки и требует прикладывать копии квитанции или чека об оплате почтового отправления.

Многие покупатели Алиэкспресс сталкивались на форумах с советами просить у продавца инвойс. Но обычный человек, далекий от бухгалтерии не знаком с данным понятием. Давайте разберемся вместе, что такое инвойс и как он выглядит? В каких ситуациях он требуется? Как просить у продавца инвойс? И чем инвойс может быть полезен покупателю? Какие есть заблуждения и мифы про инвойс и почему он не является доказательством отправки товара?

Зачем покупатели просят у продавцов Алиэкспресс инвойс?

Обычно покупатели просят у продавца инвойс в двух ситуациях. Первая- когда посылка потерялась и нужно написать заявление на ее розыск. Почта России просит предоставить для данного заявления документ об отправке посылки, которую продавец получает, отсылая вам товар.

И вторая ситуация, когда покупатель, путая инвойс и квитанцию об отправке, хочет удостовериться в том, что продавец отправил ему посылку. Но в данном случае инвойс не является подтверждением отправки. Что ввобдит многих покупателей в заблуждение.

Что такое инвойс?

Формально инвойс - это не квитанция об отправке товара, а договор между отправителем и адресатом, в котором имеется перечень товаров, их количество и цена, формальные особенности товара (цвет, вес и т. д.), условия поставки и сведения об отправителе и получателе. Этот документ подтверждает, что товар отгружен согласно условиям поставки. Именно поэтому продавцы высылают очень разные виды подобных документов. То есть этот документ не сообщает нам ничего об отправке товара. В России нет аналога данного документа. Близкий по смыслу документ- счет-фактура. В России инвойс используется только при международных отправлениях товаров.

Соответственно, так как инвойс - это документ, который составляет сам продавец, то будьте готовы, что при запросе этого документа вам могут прислать его в любом формате: распечатанный файл в формате Word, Exel, и просто отсканированный и распечатанный документ с печатью магазина и подписью продавца.

При розыске посылки подобного документа будет достаточно.

Как выглядит инвойс.

В основном продавцы высылают подобный отсканированный документ с печатью магазина и подписью:

Часто подобный документ сотавляется в формате Exel:

А вот пример инвойса в формате Word :

Продавец не высылает инвойс. Что делать?

Если вам нужно разыскать посылку, но на ваш запрос выслать инвойс продавец ничего не отвечает, то не стоит отчаиваться. У вас есть выход. Можно либо составить подобный документ самостоятельно, основываясь на имеющихся данных вашего заказа. Некоторые покупатели делают распечатку деталей заказа, где видно адрес получателя, трек номер посылки и наименование товара. Для заполнения заявления данные про вес посылки можно найти в описании товара.

Является-ли инвойс доказательством отправки посылки.

Если вы запрашиваете у продавца инвойс в качестве доказательства отправки посылки, то подобный документ не сможет служить подтверждением данного действия. Соответственно, единственным подтверждением того, что посылка была отправлена является квитанция с почты. Почему же продавец не высылает ее при запросе?

Во-первых, у продавца может не быть данной квитанции. Так как зачастую товар отправляется партиями, к продавцу приходит на дом курьер, трек номер бронируется заранее. И в итоге на руках у продавца остается что-то типа товарного чека с перечнем отправлений. И для того, чтобы ему получить квитанцию об отправке, продавцу нужно с этим чеком идти на почту и запросить полноценную выписку. Что обычно продавцу делать лень при каждом запросе перепуганного покупателя. Соответственно, ему проще сделать инвойс или любой документ, похожий на документ об отправке. Вплоть до скринов с систем отслеживания трек номеров.

А во-вторых, если вы запросили именно инвойс, то продавец его и вышлет. Так как это- нормальная практика при международных пересылках.

Квитанция об отправке посылки.

Документом, подтверждающим отправку посылки, который является договором между отправителем и почтой, является квитанция или чек об отправке посылки.

На почте России чек выглядит следующим образом:

Если продавец отправляет посылку самолично на почте Китая или EMS, то китайская квитанция выглядит так:

В зависимости от почты и курьерских служб, могут быть другие формы документов от отправке.

Надеемся, что данная статья поможет вам в прояснении ситуации, какие именно документы может прислать продавец для подтверждения отправки посылки, какие гарантии они могут давать, чем могут быть полезны и как их можно использовать.

Есть вопрос? Напишите его в комментариях или обратитесь в чат

Ответ на вопрос "что такое инвойс" можно найти в любой энциклопедии. Это документ, который предоставляется покупателю продавцом и содержит определенный перечень товаров с указанием их количества и цены, по которой они должны быть поставлены клиенту. Также в данном документе должны быть указаны некоторые особенности товара (например, вес или цвет), определенные и основные данные о получателе и отправителе.

Определение и основные реквизиты

В специализированной литературе также встречается определение, что такое инвойс. Это выписанный счет, свидетельствующий о возникновении обязательств у покупателя по оплате получаемого товара в соответствии с отраженными условиями. Однако есть одна особенность - инвойс не распространяется на поставки, осуществленные по предоплате. Основными реквизитами данного документа являются дата и номер, реквизиты контрагентов, краткое с указанием страны его происхождения, количество и стоимость за штуку (единицу), общая стоимость, условия поставки.

Заполнение инвойса

В отечественной практике инвойс в западном понимании отсутствует. При расчетах между контрагентами используется счет-фактура, который заполняется исключительно в рамках налогового контроля и не может быть принят в качестве аналога инвойса. Поэтому о том, что такое инвойс, становится достоверно известно только во время различных международных поставок. Таким образом, инвойс - своеобразный счет на оплату. Экспортером должен быть выписан данный документ сразу при отгрузке товаров и направлен покупателю. Именно оплата инвойса является основанием для перечислении денежных средств.

Разновидности инвойса

В случае перечисления иностранным покупателем аванса в соответствии с контрактом, экспортером обычно выписывается проформа-инвойс, который содержит такие же реквизиты, что и обычный инвойс. Однако отличие все-таки существует - данные носят предварительный характер.

Коммерческий инвойс, выписанный позднее, уже должен содержать фактические точные данные, которые получены на основании информации об отгрузке товаров либо оказании услуг. Что такое инвойс, должны понимать оба партнера. Поэтому он составляется на любом языке. В основном это английский язык. Международная практика не всегда требует подписания инвойса, однако иногда это требование носит обязательный характер.

В проформе могут быть отражены допустимые отклонения по количеству товара в соответствии с заключенным контрактом. Этот же документ определяет и условия поставки.

Общая сумма к оплате указывается в той валюте, которая установлена контрактом. Однако в случае оплаты иностранным покупателем в иной валюте, чем та, что указана в договоре, в инвойсе должен быть указан курс, по которому будет проведен перерасчет.

Подытоживая сказанное, необходимо отметить, что инвойс - это документ, который предъявляется на таможне с целью проверки поставки грузов международного значения. Данный документ является необходимым атрибутом для абсолютно всех товаров, передаваемых либо продаваемых получателю отправителем.